Version vom 13. November 2014, 13:49 Uhr

Mahnungssystem (Mahn-Robot)

Das Mahsystem fungiert als virtueller Kassenwart. Es versucht das Mitgliedskonto ausgeglichen zu halten. Wenn es Probleme (Rückbuchungen oder Fehlbuchungen usw.) feststellt, schreibt er automatisch das jeweilige Mitglied mit Details dazu an. Antworten auf diese Mails gehen in unser Support-System, wo diese unsere Admins und unser Kassenwart beantworten können. Es ist daher wichtig das die bei uns aktuelle Kontaktdaten hinterlegt haben!

Features

• maximal 3 Mahnungs-Steps, wahlweise verschiedene Bandbreiten in diesen STEPs
• informiert das Mitglied per Mail bzw. optional SMS (nur deutsche Mobilfunknetze)
• erkennt Änderungen am Konto und schaltet automatisch wieder frei oder infomiert site-Owner
• nach Ablauf des letzten Schrittes (letzte Mahnung), wird die site aufomatisch deaktiviert
• das Mitglied kann im Portal weitere Infos erhalten (Konto-History, Kontostand, Log usw.)
• bei Antwort eines Mitgliedes auf die RobotMail wird ein SupportTicket eröffnet (RT-System), wo die Admins direkt ereichbar sind

wichtige Hinweise

• Bei Rückbuchungen bei Banken schlagen diese i.d.R. unterschiedliche Rückbuchungskosten auf (je nach Bank zwischen etwa 0,2 bis 4 EUR). Diese werden lediglich von uns 1:1 durchgereicht. Wir selbst haben keine Mahnkosten!
• Bei Zahlmethode SEPA/DTA-Lastschrift werden nur neue Buchungen automatisch gezogen; keine alten offenen Forderungen. Diese müssen aktuell per Hand vom Mitglied überwiesen werden.

Handling

Die Daten der einzelnen schritte werden noch angepasst; sind ertsmal nur default-Vorgaben.

• Schritt-1 (erste Mahnung): er erfolgt eine die erste mahnung; wenn nicht innerhalb der ersten 4 Tage reagiert wird, wird die Bandbreite automatisch verringert (auf 1024kbit/s )
• Schritt-2: weitere Verrigerung der Bandbreite (auf 256kbit/s)
• Schritt-3 (letze Mahnung): weitere verringerung der Bandbreite (auf 64kbit/s), nach Ablauf der Mahnfrist werden die Accounts und Anschlüsse gesperrt und nach 14 Tagen dann ausgetragen.
• Schritt-4 -> Sperre und Austragen der Anschlüsse und Logins

Die Zustellung der Mahnungen des "ROBOTs" erfolgen immer per EMail an die bei uns hinterlegte EMail-Adresse sowie (wenn eine gültige Handynummer im deutschen Mobilfunknetz hinterlegt wurde) per SMS an den "site-Owner".

Banklaufzeiten

Bitte beachten: Banküberweisungen zum Wochenende bzw. an Feiertagen werden bei Banken erst an werktags (->Target-Tage) auch wirklich ausgeführt und brauchen mindestens etwa 1/2Tag (bei einigen Banken auch mehr). Wir holen 2x am tag (nur wochentags) die Kontoauszüge ab und buchen diese automatisch. Erst wenn die Überweisung auch angekommen ist, kann das System diese auch erst erkennen und buchen (und ggfs. wieder freischalten bzw. eine passende Nachricht dazu schicken).

Fehlerreporte

Das automatische Mahnsystem ist ganz neu und erst seit 11/2014 aktiv; kleinere fehler sind hier durchaus denkbar. Bitte bei Fehlern unseren Support konkaktieren.