Aktuelle Version vom 1. November 2017, 10:51 Uhr

Mahnungssystem (Mahn-Robot)

Unser Mahsystem fungiert als virtueller Kassenwart. Es versucht das Mitgliedskonto ausgeglichen zu halten. Wenn es Probleme (Rückbuchungen oder Fehlbuchungen usw.) sieht bzw. feststellt, schreibt er automatisch das jeweilige Mitglied mit Details dazu an. Antworten auf diese Mails gehen in unser Support-System, wo diese unsere Admins und unser Kassenwart beantworten können. Da dies automatisch (und für alle gleich) erfolgt, kann so Streit um unetrschiedliches Handling (der Kassenwart prüft halt auch nicht jeden Tag; bzw. behandelt es zeitlich nicht genau gleich, da es auch per Hand immer ein "heiden aufwand" ist) zwischen den Mitgleidern vermieden werden.

Die Hinweise an das Mitglied erfolgen per Mail (und ggfs, falls eine Handynummer hinterlegt wurde, per SMS mit der Betreffzeile). Es ist daher wichtig das Sie bei uns aktuelle Kontaktdaten hinterlegt haben! Sie können diese im SitesPortal unter "Konfiguration" selbst jeder Zeit anpassen.

Features

• maximal 3 Mahnungs-Steps, wahlweise verschiedene Bandbreiten in diesen STEPs
• informiert das Mitglied per Mail bzw. optional SMS (nur deutsche Mobilfunknetze)
• erkennt Änderungen am Konto und schaltet automatisch wieder frei oder infomiert site-Owner
• nach Ablauf des letzten Schrittes (letzte Mahnung), wird die site aufomatisch deaktiviert
• das Mitglied kann im Portal weitere Infos erhalten (Konto-History, Kontostand, Log usw.)
• bei Antwort eines Mitgliedes auf die RobotMail wird ein SupportTicket eröffnet (RT-System), wo die Admins direkt ereichbar sind

wichtige Hinweise

• Bei Rückbuchungen bei Banken schlagen diese i.d.R. unterschiedliche Rückbuchungskosten auf (je nach Bank zwischen etwa 0,2 bis 5 EUR). Diese werden lediglich von uns 1:1 durchgereicht. Wir selbst haben keine Mahnkosten!
• Bei Zahlmethode SEPA/DTA-Lastschrift werden nur neue Buchungen automatisch gezogen; keine alten offenen Forderungen. Diese müssen aktuell vom Mitglied selber per Hand überwiesen werden. Details dazu sind in der Kontaktmail bzw. auch im Portal zu finden.

Funktion/Handling

Die Daten der einzelnen Schritte werden vermutlich noch angepasst. Es sind vorerst nur default-Vorgaben.

• Schritt-1 (erste Mahnung): er erfolgt eine die erste mahnung; wenn nicht innerhalb der ersten 11 Tage reagiert wird, wird die Bandbreite automatisch verringert (auf 1024kbit/s ) : 12 Tage
• Schritt-2: weitere Verrigerung der Bandbreite (auf 256kbit/s) : 7 Tage
• Schritt-3 (letze Mahnung): weitere verringerung der Bandbreite (auf 64kbit/s), nach Ablauf der Mahnfrist werden die Accounts und Anschlüsse gesperrt  : 7 Tage
• Schritt-4 -> Sperre und Austragen der Anschlüsse und Logins (nach 14 Tagen erfolgt dann die Komplett-Löschung des Zuganges/der Zuweisungen; eine Neu-Zuweisung -> Instalationsänderung!!! ist für eine Re-Aktivierung erforderlich)

Die Zustellung der Mahnungen des "ROBOTs" erfolgen immer per EMail an die bei uns hinterlegte EMail-Adresse sowie (wenn eine gültige Handynummer im deutschen Mobilfunknetz hinterlegt wurde) als Kurzinfo per SMS an den "site-Owner".

Banklaufzeiten

Bitte beachten:
Banküberweisungen zum Wochenende bzw. an Feiertagen werden bei Banken erst werktags (->"Target-Tage") auch wirklich ausgeführt und brauchen mindestens etwa 1/2Tag (bei einigen Banken auch mehr). Papier-Überweisungen am Schalter dauern i.d.R. 3-4 Tage. Wir holen 2x am tag (nur wochentags) die Kontoauszüge ab (also quasi "realtime") und buchen diese automatisch. Erst wenn die Überweisung auch angekommen ist, kann das System diese auch erkennen und buchen (und ggfs. wieder freischalten und eine passende Nachricht dazu schicken). Extra Nachrichten an den Support wie "ich habe jetzt überwiesen" sind also nicht nötig. Man sieht die Buchung auch bei uns im Portal unter "Buchhaltung".

weitere Informationen, Support ...

Fehlerreporte

Das automatische Mahnsystem ist recht neu; d.h. erst seit 11/2014. Kleinere Fehler sind damit durchaus denkbar. Unstimmigkeiten bitte an unseren Support weiterleiten.